Özel arşivlerin tanımlanması için oluşturulan temel düzey, detaylı tanımlama şablonu, alanların açıklamaları ve örneklerin yer aldığı dosyayı aşağıdan indirebilirsiniz.
| Alan | Açıklama |
| Arşiv adı | Kurumda bulunan kişi ya da kurumun arşiv adının belirtildiği alandır. Eğer tüm arşivler tek bir arşive ait ise o şekilde tanımlama yapılabilir. Ancak gelecekte farklı kişi ve kurumlardan arşiv temini gerçekleştirilirse; Aaaaaa Arşivi – Xyz Özel Arşivi veya Xyz Arşivi Aaaaaa Arşiv Koleksiyonu – Xyz Özel Arşivi veya Xyz Arşivi Aaaaaa Koleksiyonu – Xyz Özel Arşivi veya Xyz Arşivi şeklinde yazılabilir. |
| Kod | Her arşiv malzemesine benzersiz bir kod verilir ve kaydedilir. Bu kodun tasarımı arşiv sahibinin ya da kurumun tercihine bağlıdır. Konusal harf ve sayılardan oluşabileceği gibi sadece sayıdan da oluşturulabilir. Kutu, dosya kullanımları varsa bunlara göre bir düzen de belirlenebilir. *Belirlenen kod düzeni, her bir kaydın görseli için de aynı şekilde uygulanmalıdır. Bu sayede arşiv yazılımında görsel ve kayıt eşleştirilmesi, görsellerin ve kayıtların farklı sistemlere aktarımı kolaylaşır. |
| Başlık | Arşiv malzemesine verilen kısa tanımlayıcı ad, kısa bilgi. İlk harf sonrasında diğer kelimelerde özel isim yoksa küçük harfle yazılmalıdır. İki noktadan (:) sonra ilk kelimenin ilk harfi büyük diğerleri küçük yazılmalıdır. *Detaylı bilgi bulunmayan durumlarda sadece “Başlık” alanı kullanılabilir. |
| İçerik | Arşiv malzemesinin içerdiği bilgiyle ilgili detaylı açıklama, “Başlık” alanında verilen kısa bilginin detaylandırıldığı alandır. Arşiv malzemesiyle ilgili önemli detayların verildiği kısa bir özeti olarak da ifade edilebilir. |
| Kaynak | Dergi, gazete, makale veya kupür tanımlamalarında, “Başlık” ve “İçerik” alanındaki tanım bütünlüğünü bozmamak amacıyla arşiv malzemesinin alındığı kaynağın belirtileceği alandır. Kısaca, eğer bilgi gazete ya da dergiden alınıyor ve bu bilgi biliniyorsa bu alana giriş yapılacaktır. |
| Üreten | Arşiv malzemesinin üretiminden doğrudan sorumlu kişi ya da kurum bilgisi bu alanda belirtilir. Mektup için mektubu yazan, resmi yazı için yazıyı yazan, fotoğraf için fotoğrafı çeken, haber ya da köşe yazısında yazıyı yazan gibi. |
| Anahtar kelime | Araştırmacıların arşiv malzemesin erişiminde anahtar kelime kullanımı önemlidir. Bu alana yazılacak kelimeler arşiv malzemesinin içeriğiyle ilgili önemli kelititizlikle seçilmeli, kullanıcı ne şekilde arama yapar sorusu sorulmalı, gerektiğinde içerikle ilgili eş anlamlı kelime kullanılmalıdır. Anahtar kelime seçiminde farklı kayıtlardan kontrol ve inceleme yapılabilir. |
| Emeği geçen | Arşiv malzemesinin üretilmesinde üreten haricinde farklı rol ve sorumluluğu bulunanlar ve sağladıkları katkı bu alanda belirtilecektir. Örnek: Çeviren: Varol Saydam, Hazırlayan: Özhan Sağlık, Düzenleyen: Varol Saydam vb. |
| Tarih | Tarih alanı GG.AA.YYYY ya da YYYY.AA.GG şeklinde giriş sağlanabilir. Eski tarihler için hem eski hem yeni tarih girişi yapılabilir. Bu gibi durumlarda https://www.ttk.gov.tr/tarih-cevirme-kilavuzu/ dan yararlanılabilir. *Tarih alanı ihtiyaca göre tekrarlanarak kullanılabilir. Eski ve yeni tarih kullanımlarında, toplantı, rapor, konferans, etkinlik vb. birden çok tarih bulunan arşiv malzemeleri için istenildiği takdirde ek bir tarih alanı açılabilir. |
| Dil | Arşiv malzemesinin içeriğinin hangi dil ya da dillerde olduğunun bilgisi girilir. Belgedeki ağırlık dil başta yazılmak üzere diğer diller virgül ile ayrılarak belirtilir. |
| Tür | Tür alanı, arşiv malzemesinin türünün belirtildiği alandır. Tür alanındaki kullanımlara bakıldığında çoğunlukla konu ya da üretimle ilgili bilginin yer aldığı görülürken nadiren arşiv malzemesinin türüne göre giriş yapıldığı gözlenmektedir. Örnek: Resmi yazı, Dilekçe, Kartpostal, Fotoğraf, Mektup, Tebrik kartı, Kartvizit, Makbuz, Kimlik kartı, Faaliyet raporu, Kupür, Gazete, Dergi vb. |
| Not | Kaynakla ilgili kullanıcı için önemli olabilecek, belirtilmesi gereken bilgiler varsa notlar alanı altında belirtilmelidir. Not alanı belgeyle ilgili kullanıcının görmesi istenen ek bilgilerin verildiği alan olarak kullanılacaktır. |
| Sağlama yöntemi | Sağlama yöntemi, arşiv malzemesinin, ne şekilde arşive dâhil edildiğinin belirtildiği alandır. Satın alma, bağış, devir gibi. Bu alan kullanıcılar için kapalı tutulacaktır. Eğer malzeme satın alma ise aşağıdaki şekilde açıklama yazılabilir; ABCDEF’den (nereden) XX.XX.XXXX (zaman) tarihinde AAA (fiyat) TL’ye satın alınmıştır. Bağış yoluyla edinilen arşiv ya da belgeler için bu alana bağışta bulunan kişinin adı soyadı, bağış sözleşmesinde yer alan tarih ve varsa bağışla ilgili şartlar yazılacaktır. Bu alan sadece kurum içinde görüntülenecektir. XXX YYY (kim) tarafından 11.06.2021 tarihinde bağışlanmıştır. Abcd Efgh tarafından 01.01.2023 tarihinde erişime açılmak üzere 31.02.2021 tarihinde şartlı bağışlanmıştır. Abcd Efgh tarafından sadece kurum içi erişime açılmak üzere 31.02.2021 tarihinde şartlı bağışlanmıştır. |
| Telif hakkı | Arşiv malzemesinin telif hakkı kimdeyse onun bilgisi girilecektir. Kimi zaman arşivler ya da dijital kopyaları kurumlara bağışlansa da arşivin telif hakkı devredilmemektedir. |
| Erişim | Belgeye erişimle ilgili bir sınırlama, izin vb. durum varsa bu alana yazılacaktır. Açık erişim, İzin dâhilinde erişim, Kurum içi erişim, Kapalı, Şu tarihe kadar kapalı gibi kullanımlar vardır. |